Wir sind ein inhabergeführtes, modernes Unternehmen in Overath-Untereschbach mit rund 20 Mitarbeitenden und organisieren seit mehr als 40 Jahren bundesweit Kongresse, Seminare und Online-Fortbildungen für Ärztinnen und Ärzte.
Unser Team wächst – daher suchen wir in Voll- oder Teilzeit:
Assistenz (m/w/d) in der Veranstaltungsorganisation & Geschäftsleitung
Du unterstützt die Teamleitung bei allen administrativen und operativen Aufgaben rund um die Veranstaltungsorganisation und kannst dir vorstellen, daneben auch die Geschäftsleitung zu entlasten.
Deine Aufgaben:
- Selbstständige Mitwirkung an Projekten (z. B. Einladung und Bestätigung, Hotelrecherchen und -buchung, Abstimmung mit den Referenten, Adressmanagement, Rechnungsprüfung)
- Teilnehmermanagement im Rahmen des Buchungssystems
- Projektsteuerung durch unsere Software
- Briefing und Kontrolle der technischen Betreuung der virtuellen Veranstaltungen
- Eigene Betreuung einzelner Veranstaltungen
- Kundenkontakt mit Hotels, Teilnehmenden, Referierenden und Sponsoren
- Konfektionierung kleinerer Mailings, Versand von Post und Paketen
- Telefonzentrale
- Unterstützung bei zentralen Bestellungen (z. B. Material)
- Reisebuchungen für Referenten, aber auch für die Geschäftsleitung
- Unterstützung bei der Präsentationserstellung
Dein Profil:
- Kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im Veranstaltungs- oder Hotelbereich oder andere vergleichbare Qualifikation
- Schnelle Auffassungsgabe und hohes Organisationsvermögen zeichnen dich aus
- Du hast Spaß an vielfältigen Tätigkeiten und eine selbstständige, zuverlässige, teamorientierte Arbeitsweise
- Du hältst gerne die Fäden in der Hand und koordinierst als Schnittstelle zwischen Teamleitung, Projekt und Geschäftsleitung
- Vielleicht schon Berufserfahrung im Bereich Projektassistenz, der Hotelbranche oder im Reise- und Kongress-Bereich?
Wir bieten:
- Einen selbstständigen Gestaltungsspielraum und viel Eigenständigkeit nach sorgfältiger Einarbeitung
- Flache Hierarchien und eine spannende, abwechslungsreiche Aufgabenstellung nach gründlicher Einarbeitungsphase
- Gleitzeit und tageweises mobiles Arbeiten sind für uns selbstverständlich
- Wir unterstützen deine persönliche Weiterbildung durch passende Fortbildungsangebote und Kurse (z. B. Sprachen)
- Ein dynamisches Team mit motivierten Kolleginnen und Kollegen erwartet dich
- Ob Parkplatz, Obst oder Kaffee – bei uns ist für alles gesorgt!
Komm ins Team diaplan. Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Angabe der Gehaltsvorstellung und des möglichen Eintrittszeitpunktes an a.triebelplace of ATdiaplan.de oder über unser Bewerberformular.
diaplan GmbH Andrea Triebel Alte Ziegelei 2 – 4 51491 Overath T: 0 22 04/9731-01 www.diaplan.de
