Personalreferentin / Personalreferent (w/m/x) mit Schwerpunkt Onboarding und Integration

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur ist eine der führenden Adressen für wissenschaftliche Information und Dienstleistung und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Unsere Kernaufgabe ist die professionelle Versorgung von Wissenschaft und Wirtschaft mit Forschungs- und Patentinformation sowie die Entwicklung von innovativen Informationsinfrastrukturen, z.B. mit den Schwerpunkten Forschungsdatenmanagement, Wissensgraphen und digitale Plattformen. Dazu betreiben wir eigene Forschung, kooperieren mit renommierten Universitäten und Forschungsgesellschaften und sind international und interdisziplinär vernetzt. FIZ Karlsruhe ist eine GmbH mit gemeinnützigem Charakter und eine der größten außeruniversitären Einrichtungen ihrer Art.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Verwaltung sind zuständig für Finanzen, Controlling, Personalwesen und Infrastruktur sowie für die rechtlichen Angelegenheiten unseres Instituts. In der Abteilung Personal/Infrastruktur sind wir für das Personalmanagement, die Nachwuchsförderung und die Gleichstellung zuständig. Außerdem kümmern wir uns um die technische Infrastruktur unserer Gebäude und veranlassen die dafür nötigen Beschaffungen.

Für unsere innovativen und spannenden Aufgabenbereiche und Projekte rekrutieren wir neben Fachkräften aus dem Inland, viele Fachkräfte aus dem Ausland. Damit die Integration der neuen Kolleginnen und Kollegen bestmöglich gelingt, legen wir einen besonderen Fokus auf gute Integration und Onboarding.

Zum 01.10.2025 suchen wir Sie als Experten/in für unser Team in der Rolle als Personalreferent/in mit dem Schwerpunkt Onboarding und Integration an unserem Hauptsitz in Karlsruhe. Freuen Sie sich bei dieser abwechslungsreichen Tätigkeit mit viel Freiraum und einem hohen Maß an Selbstverantwortung über folgende Aufgaben:

Ihre Aufgaben:

• Konzeption, Organisation und Durchführung von Onboardingmaßnahmen für neue Mitarbeitende, Fokus: ausländische Beschäftigte
• Inhaltliche Weiterentwicklung des Integrationskonzeptes (z. B. Buddy-Programm, interkulturelle Weiterbildungsmaßnahmen, etc.) sowie Ausbau der bereichsübergreifenden, interkulturellen Vernetzung
• Betreuung der ausländischen Mitarbeitenden (wie beispielsweise Behördengänge, Formularwesen, Vorbereitung auf Sprach- oder Einbürgerungstests, Übersetzung interner Themen ins Englische), um die Integration an unseren beiden Standorten bestmöglich zu unterstützen
• Beratung und Unterstützung der Abteilungskolleginnen und -kollegen im Ausländerrecht (z. B. zu rechtlichen Neuerungen, Visum/Aufenthaltstitel)
• Verantwortliche Betreuung der Sprachlernplattform Babbel

Ihre persönliche Qualifikation:

• Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personalwesen oder vergleichbarer Qualifikation
• Fundierte, mehrjährige Erfahrungen in den genannten Aufgabenbereichen
• Grundlegende Kenntnisse im Bereich Arbeits- und Ausländerrecht
• Routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen, Affinität für Digitalisierung und KI-Prozesse im Personalwesen
• Eine rasche Auffassungsgabe, eine selbstständige, strukturierte und proaktive Denk- und Arbeitsweise, gute Selbstorganisation
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Reisebereitschaft für Dienstreisen an unseren Standort in Berlin (ca. 1-Mal/Quartal)
• Eine empathische, offene Art und ein hohes Maß an Dienstleistungsbereitschaft

Warum FIZ Karlsruhe ein guter Arbeitgeber für Sie ist:

• Mitarbeit in einem hochdynamischen wissenschaftlich-technischen Umfeld und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Leistungsorientierte Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Mobiles Arbeiten bis zu 80 Prozent
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD VKA) mit der betrieblichen Altersvorsorge bei der VBL
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zertifiziert durch das audit berufundfamilie
• Nutzung von Dienstradleasing sowie 25 € Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket

Das Arbeitsverhältnis ist unbefristet in Teilzeit (50% bis 75%) zu besetzen. Bewerbungen Schwerbehinderter werden – bei gleicher Eignung – bevorzugt. Informationen zum Datenschutz bei Stellenausschreibungen finden Sie hier.

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich gerne an die Abteilungsleiterin Frau Nadine Lambert. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich gerne an bewerbungplace of ATfiz-karlsruhe.de. Bitte richten Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer 13/2025 bevorzugt per E-Mail an bewerbungplace of ATfiz-karlsruhe.de. Bewerbungsfrist 31.08.2025.